You get what inspect, not what you expect……..

Suatu hari, teman saya (seorang manajer di salah satu multinational company) mengeluh. “Sebel ama anak buah…” katanya. “Disuruh buat laporan saja susahnya minta ampun, sudah deadline eh laporannya salah lagi…dia nggak ngerti maunya saya…!” tambahnya lagi.

Mungkin hampir semua kita pernah mengalami hal yang sama: staf yang tidak mengerjakan tugas sesuai dengan harapan kita. Seperti teman saya tadi itu, nggak nyambungnya pikiran staf adalah salah satu hal yang paling membuat frustasi pimpinan. Hal ini tidak saja menimpa antar hubungan atasan-bawahan yang baru atau level junior, namun juga hubungan yang sudah lama, bahkan pada hubungan atasan-bawahan level executive.

Ketidaknyambungan harapan pemberi tugas dan penerima tugas bisa membawa bencana bagi organisasi. Sebut saja masalah deadline. Apa yang mungkin terjadi jika seorang staf diberi tugas untuk mengerjakan laporan dan tidak tahu kapan laporan tersebut harus selesai. Mungkin dia akan mengerjakannya dengan secepat mungkin dan selesai sebelum deadline. Namun, mungkin juga dia akan tidak menyelesaikannya dengan segera karena menganggap tidak mendesak dan ia memiliki waktu yang banyak.

Masalah deadline hanya satu contoh. Pernah suatu kali saya meminta staf saya menyiapkan bahan presentasi tentang sebuah produk. Waktu itu saya memberikan arahan agar bahan yang disiapkan harus atraktif dan menonjolkan nilai jual produk itu. Karena kegiatan lain yang cukup padat hari itu, saya tidak sempat memeriksa apa yang dia kerjakan. Keesokan harinya, 5 menit sebelum calon pembeli datang saya buka file presentasi yang dia kerjakan. Ya Tuhan.... ini bencana, warnanya norak...huruf-hurufnya besar-besar tidak proporsional, dan bahasanya murahan bahkan kampungan sekali.

Apa yang saya pelajari dari momen itu adalah apa yang saya pikirkan dengan atraktif dan menonjolkan nilai jual tidak sama dengan apa yang dipikirkan staf saya. Kesalahan fatal yang saya buat (sebagai atasan) adalah tidak memeriksa apakah pikiran saya sudah dimengerti oleh staf tersebut. Saya akhirnya tidak mendapat apa yang saya harapkan melainkan apa yang saya periksa. Yah...karena tidak ada yang saya periksa maka tidak ada yang saya peroleh.

You get what you inspect, not what you expect, begitu kata seorang pembicara terkenal (saya lupa namanya). Sebagai manajer, pimpinan, ketua atau apapun posisi kepemimpinan Anda, inspect adalah kata sakti yang meyakinkan tercapainya tujuan. Adalah baik sekali Anda memiliki kepercayaan kepada staf atau tim Anda, namun memeriksa adalah lebih baik lagi.

Bagaimana cara melakukan inspeksi yang efektif? Sangat tergantung dari situasi dan pekerjaan yang ditugaskan kepada staf. Umumnya bentuk inspeksi seperti: mendatangi meja kerja, meminta cetakan draft, atau meminta staf menceritakan pekerjaannya cukup berhasil. Ada pula bentuk tugas yang harus didampingi dan diperiksa dari waktu ke waktu, kalau perlu ikut lembur sampai pagi. Selain ditentukan oleh jenis pekerjaan, tingkat kematangan dan keahlian staf juga sangat menentukan. Staf yang memiliki kematangan dan semangat kepemimpinan justru tidak menyukai inspeksi yang terlalu dekat. Baginya, ”...yang penting Bapak tahu bereslah”. Namun, staf yang belum memiliki kematangan justru harus dipantau terus menerus.

Perlu juga diingat inspeksi yang berlebihan juga tidak baik. Hal ini bisa membuat staf merasa tidak dipercaya selain juga akan menyita waktu Anda. Metode inspeksi yang tidak tepat akan menimbulkan ketegangan yang tidak perlu bagi staf Anda. Bila ini terjadi, hubungan kerja atasan-bawahan justru akan rusak. Akibatnya, apa yang Anda harapkan justru tidak tercapai. Apa tanda suatu metode inspeksi efektif? Tandanya adalah bila target kinerja tercapai dan hubungan kerja Anda dengan staf semakin baik.

Jadi, kenalilah metode inspeksi yang paling efektif bagi Anda dan juga bagi staf .....dan dapatkan apa yang Anda harapkan.


Pesawat Garuda Indonesia,
Jakarta – Banda Aceh, 27 Maret 2006